文書分類保存年限表の利用案内【平成28年度】

「板橋区文書分類保存年限表」の利用案内

板橋区では、公文書の発生から廃棄に至る分類・保管・整理を系統的に行うため、ファイリングシステムを採用しており、公文書をファイリングシステムにより分類整理するため、「板橋区文書分類保存年限表」を使用しています。
情報公開の請求にあたって、公文書などを特定する手掛かりとして、年限表をご活用ください。
下記「板橋区組織別文書保存年限表（○○部）」をクリックしていただくと、「板橋区組織図」がございますので、ご覧になりたい課の「板橋区文書分類保存年限表（PDF形式）」よりご確認ください。

• 板橋区組織別文書保存年限表（政策経営部）
• 板橋区組織別文書保存年限表（総務部・危機管理室）
• 板橋区組織別文書保存年限表（区民文化部）
• 板橋区組織別文書保存年限表（産業経済部）
• 板橋区組織別文書保存年限表（健康生きがい部）
• 板橋区組織別文書保存年限表（資源環境部・都市整備部）
• 板橋区組織別文書保存年限表（福祉部・子ども家庭部）
• 板橋区組織別文書保存年限表（土木部・会計管理室）
• 板橋区組織別文書保存年限表（教育委員会事務局）
• 板橋区組織別文書保存年限表（選挙・農業・監査・区議会）

文書分類保存年限表の凡例

1. 「中分類・小分類」について

≪起案帳票≫：事案に係る起案で、決裁を得るために決裁欄を設けた帳票
≪帳票≫：決裁欄を設けていない帳票です。
≪資料文書≫：決裁を要しない文書、図画、写真等です。
≪システム≫：汎用コンピュータなどによる業務用システムで管理している記録です。
≪電磁的記録≫：パソコンなどで作成した記録媒体、録音、録画したもの、フィルムなどです。
≪≫のない小分類：起案用紙などで決裁を必要とする公文書です。

2. 「保存年限欄」について

• 長：公文書の保存期間を長期保存とするものです。原則として30年間の保存を限度とします。
• 5：公文書の保存期間を5年間とするものです。該当文書において、事務処理を完結した日の属する会計年度＜4月から翌年3月まで。ただし、暦年管理のものは1月から12月まで＞の翌年度4月1日＜暦年は1月1日＞が保存期間の起算日となり、起算日から5年間保存するものです。
• 終3：公文書の保存期間を事業終了後3年間とするものです。数年度にわたる事業を同一事案で処理します。該当事業の終了した日の属する会計年度（暦年管理のものは暦年）の翌年度4月1日＜暦年は1月1日＞が保存期間の起算日となり、起算日から3年間保存します。
• 失1：公文書の保存期間を失効（規則などの効力を失うこと）後1年間とするものです。ほかにも、「漢字＋数字」の表示がありますが同様の考え方です。
• 随：随時廃棄する文書です。発生から廃棄までの期間を1年未満とし、必要がなくなった時に、適宜廃棄します。
• ※：取りまとめ課が事案登録することで公文書を把握します。同一事案を複数の課によって登録しないよう、取りまとめ課を決めて事案登録するものです。