文書分類保存年限表の利用案内【平成28年度】

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ページ番号1010272  更新日 2020年1月25日

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「板橋区文書分類保存年限表」の利用案内

板橋区では、公文書の発生から廃棄に至る分類・保管・整理を系統的に行うため、ファイリングシステムを採用しており、公文書をファイリングシステムにより分類整理するため、「板橋区文書分類保存年限表」を使用しています。
情報公開の請求にあたって、公文書などを特定する手掛かりとして、年限表をご活用ください。
下記「板橋区組織別文書保存年限表(○○部)」をクリックしていただくと、「板橋区組織図」がございますので、ご覧になりたい課の「板橋区文書分類保存年限表(PDF形式)」よりご確認ください。

文書分類保存年限表の凡例

1.「中分類・小分類」について

≪起案帳票≫・・・事案に係る起案で、決裁を得るために決裁欄を設けた帳票
≪帳票≫・・・決裁欄を設けていない帳票です。
≪資料文書≫・・・決裁を要しない文書、図画、写真等です。
≪システム≫・・・汎用コンピュータなどによる業務用システムで管理している記録です。
≪電磁的記録≫・・・パソコンなどで作成した記録媒体、録音、録画したもの、フィルムなどです。
≪≫のない小分類・・・起案用紙などで決裁を必要とする公文書です。

2.「保存年限欄」について

  • 長・・・公文書の保存期間を長期保存とするものです。原則として30年間の保存を限度とします。
  • 5・・・公文書の保存期間を5年間とするものです。該当文書において、事務処理を完結した日の属する会計年度<4月から翌年3月まで。ただし、暦年管理のものは1月から12月まで>の翌年度4月1日<暦年は1月1日>が保存期間の起算日となり、起算日から5年間保存するものです。
  • 終3・・・公文書の保存期間を事業終了後3年間とするものです。数年度にわたる事業を同一事案で処理します。該当事業の終了した日の属する会計年度(暦年管理のものは暦年)の翌年度4月1日<暦年は1月1日>が保存期間の起算日となり、起算日から3年間保存します。
  • 失1・・・公文書の保存期間を失効(規則などの効力を失うこと)後1年間とするものです。ほかにも、「漢字+数字」の表示がありますが同様の考え方です。
  • 随・・・随時廃棄する文書です。発生から廃棄までの期間を1年未満とし、必要がなくなった時に、適宜廃棄します。
  • ※・・・取りまとめ課が事案登録することで公文書を把握します。同一事案を複数の課によって登録しないよう、取りまとめ課を決めて事案登録するものです。

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総務部 区政情報課
〒173-8501 東京都板橋区板橋二丁目66番1号
電話:03-3579-2020 ファクス:03-3579-4213
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