こうぶんしょ館電子展示室60号「公文書のゆくえ！」

こうぶんしょ館電子展示室60号

「公文書のゆくえ！」

1　はじめに

区役所ではいろいろな仕事をするとたくさんの書類（公文書）を作ります。公文書は、決められた期間大切に保存します。そして、保存しておかなければならない期間が過ぎたときに、役目を終えた書類として捨てられることになります。しかし、役目を終えた公文書のなかで、板橋区がどんな事業をしたのか、区民の皆さんの暮らしにどうかかわったかを明らかにするなど、歴史的価値の見込めるものは、区民全体の財産として永久に保存します。この保存する施設が板橋区立公文書館です。
ここでは、区役所で作成された公文書がどのような過程を経て、公文書館に保存されているのかということについてご紹介します。

2　区役所にある公文書

1. 区が仕事をするときに作成される公文書は、その内容によって、保存期間が1年、3年、5年、10年、長期と決められています。
2. 保存期間が過ぎた公文書は、廃棄するものと、しないものに分け、廃棄するものは、裁断や焼却などの方法で処理されます。

3　公文書館への移管

1. 保存期間の過ぎた文書の中で、区にとって貴重な行政資料になると判断された文書は、特別な理由がある場合を除いて、公文書館に移管することになっています。
2. 移管に当たっては、担当の課と公文書館とが協議して移管する公文書を選択しています。
3. 区では毎年5月に公文書を移管するか、廃棄するかの手続きを行います。

この時、公文書以外でも、資料として保管が適当と判断された、刊行物なども、公文書館に移管されます。

4　公文書館の位置づけ

公文書館は、公文書館法に基づき、区条例により設置された施設です。区民のみなさんに開かれた区政運営を推進するため、毎年発生する公文書や行政刊行物の中から、歴史資料として重要なものを収集・整理・保存し、地域の歴史や文化への理解を深めていただくために、公開しています。

5　公文書館の収集・選別の基本的な考え方

1. 板橋区の特色ある施策が明確になるものを収集する。
2. 長期、継続的に収集することにより、歴史の流れがわかるものを収集する。
3. 一群のものとして逐次作成されたものは、できるだけ一括して収集する。
4. 同種のものが大量に作成された場合には、代表例となるものを選別して収集する。

6　公文書館に移管された公文書の管理

1. 公文書館に移管された公文書は、収集方針・基準に従い1点ずつ確認して、最終的に保存する公文書を決定します。
2. 公文書館で歴史資料として保存が決まった公文書は、文書目録を作成します。
3. 公文書が永年保存に耐えるよう、ホッチキスやクリップなどの金属を取り除き、「こより」で綴り直したうえで、酸化を防ぐため中性紙につつみ、保存箱に収納して保存します。
4. 保存箱には、番号が付けてあり、公文書が検索しやすいようにしています。

7　公開

公文書などの公文書館所蔵資料は、だれでも閲覧できます。閲覧室に備えてある目録で文書を特定し、閲覧申請をしていただきます。なお、プライバシーを侵害する恐れのある文書については閲覧を制限することがあります。

8　おわりに

公文書館は、区役所が作成した公文書の保存・公開のほか、区役所発行の刊行物、広報写真、地図など、区民のみなさんの日常生活に関する各種資料を保存・管理し、一般公開しています。
生まれ育った地域、学んだ学校、買い物をした商店街、区民まつりなどみなさんの生活と歴史が懐かしく回想できる資料があります。
是非一度、公文書館を訪ねてみてください。
※　板橋区公文書館では、公文書以外にも、たくさんの資料・書籍を保存、公開しています。不明な点がございましたら、気軽にお問い合わせください。